Tóm tắt phần 1
Hiệu ứng súng vô hình là một hiện tượng trong quản lý đội nhóm, nơi mà những người dẫn dắt (như quản lý hoặc lãnh đạo) có thể tạo ra một không khí căng thẳng và sợ hãi, khiến cho các thành viên trong nhóm không dám phát biểu ý kiến thẳng thắn hoặc chia sẻ thông tin khách quan.
Điều này có thể ảnh hưởng đến quyết định và hiệu quả làm việc của nhóm.
Hiệu ứng này có thể phụ thuộc vào ba yếu tố:
- Sự an toàn về mặt tâm lý trong môi trường làm việc nhóm
- Văn hóa và tinh thần chia sẻ trong team
- Năng lực lãnh đạo của leader.
Trong phần 2, chúng ta sẽ thảo luận về “Sự an toàn về mặt tâm lý trong môi trường làm việc nhóm”
Đọc toàn bộ phần 1 tại đây: Hiệu ứng súng vô hình – invisible gun effect trong hoạt động quản lý – phần 1Sự an toàn về mặt tâm lý trong môi trường làm việc nhóm
Tâm lý cảm thấy an toàn là yếu tố quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc nhóm hiệu quả, đề cao tính hợp tác giữa người với người. Yếu tố này là điều kiện cần thiết để mọi người cảm thấy thoải mái khi phát biểu ý kiến, chia sẻ thông tin và đóng góp giải pháp.
Để tạo ra môi trường làm việc lành mạnh (healthy environment), nơi các thành viên cảm thấy an toàn khi đóng góp nỗ lực của mình, bạn cần giúp team liên tục thực hành các bài thực hành lành mạnh (healthy practices) trong quá trình làm việc nhau.
Thực hành: thực hiện một nhóm các hoạt động đều đặn và thường xuyên, từ đó theo thời gian hình thành thói quen.
Thực hành 1: đề ra và gìn giữ các nguyên tắc rõ ràng về tôn trọng ý kiến của người khác
Với tư cách là trưởng nhóm, bạn nên đề ra các nguyên tắc để đảm bảo ý kiến của toàn bộ thành viên luôn được lắng nghe và tôn trọng, các nguyên tắc này nên được gìn giữ trong suốt thời gian làm việc cùng nhau.
Điều này giống như việc một nhóm bạn chơi thân với nhau luôn có những quy tắc được đồng ý chung vậy. Nó thiên về sự đồng ý liên chủ quan giữa các thành viên với nhau, nhiều hơn là thiên về kỷ luật. Việc gìn giữ các nguyên tắc này cũng thiên về việc liên tục thực hành cùng nhau nhiều hơn là việc thưởng phạt khi thực thi các quy tắc.
Ví dụ, mỗi khi có một thành viên nào đó đưa ra một ý kiến khác với phần còn lại của nhóm, bạn cần đảm bảo ý kiến đó được lắng nghe, người đưa ra ý kiến có cơ hội được giải thích và làm rõ ý kiến của họ. Bạn cần nhắc nhở những người còn lại đặt ra những câu hỏi nhằm mục đích hiểu rõ thông tin trước khi phản biện. Hoặc nếu như nhóm của bạn liên tục có ý tưởng giống nhau, bạn cần hỏi xem có ai có ý kiến khác đi hay không, và khuyến khích mọi người suy nghĩ về những ý tưởng khác đi.
Các nguyên tắc về bản chất chính là việc các thành viên liên tục thực hành cùng nhau việc tôn trọng ý kiến của người khác, lâu dần sẽ hình thành cảm giác yên tâm cho mọi người khi họ muốn chia sẻ thông tin và nêu lên ý tưởng của mình.
Thực hành 2: loại bỏ sự phê phán và tinh thần chỉ trích
Phê phán và tinh thần chỉ trích thường chỉ tạo ra bầu không khí căng thẳng và sợ hãi, nó khiến các thành viên không dám phát biểu ý kiến, và có cảm giác sợ sai.
Lưu ý rằng, việc nhìn nhận trách nhiệm thuộc về ai để chỉnh sửa vấn đề trong tương lai hoàn toàn khác với sự phê phán và chỉ trích.
Sự phê phán và tinh thần chỉ trích sẽ góp phần xây nên bức tường vô hình giữa các thành viên trong nhóm, khiến cho mọi người không cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin, bởi họ sẽ có xu hướng sợ bị phê phán hay chỉ trích.
Do đó, là team leader, bạn cần mạnh mẽ loại bỏ sự phê phán và tinh thần chỉ trích trong team. Mỗi khi bạn thấy sự phê phán và chỉ trích diễn ra, bạn cần nghiêm khắc hướng team quay lại tinh thần thảo luận khách quan, tập trung vào việc cùng nhau tìm giải pháp chứ không phải là chỉ trích hay phê phần các thành viên khác. Liên tục thực hành thói quen này sẽ giúp việc chia sẻ thông tin và nêu ý kiến trở nên tự nhiên hơn, phá bỏ đi rào cản giữa các thành viên.
Thực hành 3: khuyến khích sự đa dạng
Khi thực hành 1 và 2 đã trở thành thói quen của team, bạn sẽ dễ dàng khuyến khích sự đa dạng trong nhóm của mình. Mục đích là để các ý tưởng, các giải pháp mà nhóm thảo luận sẽ không bị giới hạn trong khuôn khổ, giúp tăng cường tính sáng tạo trong team.
Để có thể khuyến khích sự đa dạng, thì việc có các nguyên tắc về tôn trọng ý kiến của các thành viên khác, và loại bỏ sự phê phán cũng như tinh thần chỉ trích trong team là rất quan trọng.
Việc thực thành sự đa dạng không phức tạp, miễn là nhóm đã hình thành thói quen lắng nghe và không chỉ trích. Mỗi khi nhóm thảo luận về một giải pháp nào đó, bạn chỉ cần khuyến khích mọi người thử suy nghĩ về các giải pháp khác sáng tạo hơn, không nằm trong khuôn khổ và thậm chí đề cao suy nghĩ cá nhân hơn.
Bạn cũng có thể hướng dẫn team sử dụng phương pháp S.C.R.A.M.B.L.E để tăng tính sáng tạo khi thảo luận về các giải pháp.
Trong phần sau của loạt bài viết về hiệu ứng súng vô hình, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết thêm về "văn hoá và tinh thần chia sẻ trong team" và "năng lực lãnh đạo của leader".Hãy đăng ký nhận thông báo các bài viết mới của PM Learning để không bỏ lỡ các phần tiếp theo của loạt bài viết này nhé. Thông tin của bạn được bảo mật theo chính sách đã khai báo với bộ công thương.
Đăng ký nhận thông báo bài viết mới
