Nếu bạn đang làm việc ở những vị trí có liên quan đến quản lý con người, thì một trong số những hoạt động rất quan trọng của một người quản lý, đó là ghi nhận và phản hồi các thông tin một cách hiệu quả.

Hôm nay, hãy PM Learning tìm hiểu về các thời điểm và cách để đưa phản hồi cho các thành viên của đội nhóm sao cho việc phản hồi đạt kết quả tốt nhất.

Ghi nhận thông tin hướng sự kiện

Cũng như trong giao tiếp, để có thể phản hồi được một cuộc hội thoại, thì việc đầu tiên bạn cần làm là phải lắng nghe và hiểu rõ được thông tin đang được truyền tải.

Ở vị trí là một nhà quản lý, bạn luôn phải ghi nhận các thông tin một cách khách quan, nếu bạn muốn các phản hồi (feedback) của mình là có giá trị cho các thành viên của đội nhóm.

Một trong số những cách để ghi nhận thông tin được đầy đủ và hiệu quả, đó là ghi nhận thông tin hướng sự kiện.

Nếu như trong lập trình, có lập trình hướng đối tượng, thì trong công việc quản lý, bạn có hoạt động ghi nhận thông tin hướng sự kiện. Tức là sau mỗi khi một sự kiện đáng chú ý diễn ra, bạn sẽ ghi nhận các thông tin có liên quan. Điều này giúp cho việc ghi nhận thông tin của bạn trở nên khách quan, và không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc. Bạn cần tránh việc ghi nhận thông tin hướng đối tượng, vì điều này sẽ làm giảm tính khách quan của thông tin.

Có ba dạng sự kiện có thể xảy ra: sự kiện tích cực, sự kiện tiêu cực, và sự kiện trung lập.

• Sự kiện tích cực là các sự kiện mang lại nhiều lợi ích cho công việc hay đội nhóm, hoặc các sự kiện để lại kết quả như mong đợi.
• Sự kiện tiêu cực là các sự kiện để lại hệ quả và cần phải khắc phục.
• Sự kiện trung lập là sự kiện mà khi nó diễn ra thì mọi thứ có liên quan sau đó tiếp tục xảy ra một cách bình thường, không để lại hậu quả gì, mọi việc vẫn được tiếp diễn.

Mỗi khi sự kiện diễn ra, lúc này sẽ có các nhân tố khác bao gồm cả thành viên của đội ngũ tham gia vào, bạn sẽ ghi nhận các thông tin có liên quan này để nhằm mục đích phản hồi về sau. Các phản hồi cũng như sự kiện, cũng có phản hồi tích cực, tiêu cực và trung lập. Trong đó phản hồi trung lập cũng khá quan trọng, và thường đóng vai trò là “chúng ta đang làm điều đó khá ổn, cứ tiếp tục như vậy”.

Hãy lưu ý rằng, bạn cần ghi nhận thông tin theo dòng sự kiện, theo đó có bao gồm các thành viên tham gia vào sự kiện. Bạn tuyệt đối cần tránh việc ghi nhận thông tin chỉ xoay quanh các cá nhân, điều này sẽ khiến bạn đánh mất sự khách quan.

Ví dụ về ghi nhận thông tin hướng đối tượng

Bạn A ngày hôm qua đi trễ 15 phút, hôm nay vào họp trễ 10’ phút

Ví dụ về ghi nhận thông tin hướng sự kiện

Hôm qua cuộc họp buổi sáng của team bị dời lại 15 phút vì sự đi trễ của bạn A và bạn B.

Hôm nay cuộc họp diễn ra bình thường, thành viên A có vào trễ 10 phút nhưng cuộc họp không bị không ảnh hưởng vì bạn đã nhờ thành viên khác truyền tải thông tin, trong lúc bạn xử lý vấn đề gấp xảy ra trên máy chủ.

Luôn ghi nhận thông tin hướng sự kiện, và xem xét đến các yếu tố có liên quan, bao gồm con người.

Phân biệt thời điểm feedback

Khi bạn ghi nhận thông tin hướng sự kiện, thì sẽ có ba thời điểm quan trọng bạn có thể đưa feedback của mình cho thành viên của đội nhóm.

Thời điểm trước khi diễn ra sự kiện: động viên & truyền cảm hứng # dự đoán & nhắc nhở

Khi bạn đưa feedback trước khi sự kiện quan trọng nào đó diễn ra, có nghĩa là bạn đang cố gắng sử dụng thông tin trong quá khứ để đưa ra dự đoán, kèm theo đó là phản hồi nhắc nhở đến thành viên của đội nhóm dựa trên dự đoán của bạn.

Dạng feedback vào thời điểm trước khi diễn ra sự kiện này sẽ trở nên hữu dụng nếu đội ngũ của bạn có tinh thần hợp tác cao, và đã quen với cách làm việc của nhau.

Thông thường, feedback diễn ra trước sự kiện nên là feedback tích cực, tức là feedback với dự đoán là sự kiện sẽ là sự kiện tích cực.

Ví dụ

Trước khi diễn ra bài thuyết trình rất quan trọng với ban giám đốc, bạn đưa ra cách feedback cho đội ngũ của mình về việc họ đã làm tốt như thế nào, họ đã chuẩn bị thật kỹ cho bài thuyết trình ra sao, và họ muốn đạt được thành công như thế nào. Feedback này sẽ giúp khuyến khích và truyền cảm hứng cho đội ngũ.

Ngược lại, nếu đó là feedback tiêu cực, bạn nên hạn chế đưa ra vào thời điểm trước khi diễn ra sự kiện, bởi dù mục đích của bạn là nhắc nhở, nhưng đó mới là dự đoán chưa có cơ sở mà thôi, nó sẽ không mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho đội nhóm của bạn. Đương nhiên, những dự đoán và nhắc nhở trung lập thì bạn vẫn hoàn toàn có thể sử dụng.

Thời điểm ngay khi diễn ra sự kiện: real-time feedback.

Real-time feedback là rất quan trọng, bởi nó là thông tin được đưa ra ngay khi mọi thứ còn đang nóng hổi, nên rất dễ được tiếp nhận.

Một lần nữa, real-time feedback nên là các feedback tích cực, nó giúp tăng năng suất của thành viên và nó cần được ghi nhận ngay tức khắc.

Ví dụ

Trong một trận đấu bóng đá, nếu một cầu thủ hậu vệ có một pha cản phá xuất sắc, bạn sẽ ngay lập tức thấy huấn luyện viên giao tiếp với cầu thủ này bằng ngôn ngữ cơ thể như là vỗ tay, hay đưa ngón tay like, hoặc các hành động khích lệ khác. Thậm chí, nếu đó là sự kiện tiêu cực, như ngăn cản pha bóng không thành công, thì các phản hồi vẫn là tích cực hoặc trung lập, như an ủi và khích lệ làm tốt hơn.

Việc bạn đưa phản hồi tích cực ngay lập tức, có hiệu quả cao gấp nhiều lần so với việc bạn ghi nhớ thông tin và đưa phản hồi sau khi sự kiện đã diễn ra. Do đó, là một nhà quản lý, bạn hãy luôn chú ý đến các sự kiện tích cực, và đưa phản hồi ngay lập tức nhé.

Thời điểm sau khi diễn ra sự kiện: học hỏi và cải thiện

Đây là thời điểm cho phép bạn đưa phản hồi cả tiêu cực lẫn tích cực, nhắm mục đích học hỏi và cải thiện cho tương lai.

Ví dụ

Một tính toán bị tính sai trong bảng lương. Thì ngay khi sự kiện đó diễn ra, việc cần ưu tiên là cùng đội ngũ chỉnh sửa sai sót đó, sau khi mọi thứ đã xong xuôi, lúc này bạn có thể đưa feedback cho thành viên đã làm sai về phép tính đó.

Điều đó hiệu quả hơn nhiều so với việc ngay lập tức phản hồi về lỗi sai của thành viên, và quan trọng hơn cả, là nó có tính chất học hỏi và cải thiện, hơn là tính chất đổ lỗi, bởi phản hồi lỗi sai ngay lập tức rất dễ trở thành đổ lỗi.

Phân biệt cách feedback

Ngoài thời điểm feedback, bạn cũng cần chú ý đến cách feedback được cá nhân hoá theo từng thành viên, bởi tính cách của họ là khác nhau.

Bạn sẽ cần cân nhắc feedback nào là feedback chỉ phản hồi cho một cá nhân một cách riêng tư, feedback nào cần phản hồi trước đội ngũ, feedback nào cần phản hồi ẩn danh (không nhắc tên), và feedback nào cần phản hồi có đối tượng.

Tổng kết

Như vậy, chúng ta cần ghi nhớ về việc luôn ghi nhận thông tin hướng sự kiện, và phân bổ các feedback và các thời điểm như bảng sau:

(Nhắc lại: phản hồi trung lập thường đóng vai trò là “chúng ta đang làm điều đó khá ổn, cứ tiếp tục như vậy”).

Chúc các bạn luôn đưa ra những phản hồi cho đội ngũ một cách hiệu quả.

Bạn quan tâm đến quản lý đội ngũ hiệu quả?

Nếu bạn quan tâm đến việc dẫn dắt đội ngũ của mình như thế nào cho hiệu quả trong hoạt động quản lý dự án, hãy tìm hiểu về khóa học “Quản lý dự án thông qua chiến lược, con người và tính linh hoạt” tại PM Learning nhé.

Khóa học sẽ giúp bạn đảm bảo dự án đạt hiệu quả tốt nhất, đội ngũ cảm thấy hạnh phúc khi thực hiện dự án và lập kế hoạch thích nghi tốt với thị trường. Thông qua 3 yếu tố: tư duy chiến lược, kỹ năng lãnh đạo hướng con người và hướng tiếp cận linh hoạt.