Trello là một công cụ đơn giản nhưng tỏ ra khá hiệu quả trong quá trình quản lý dự án.

Trello có thể được sử dụng ở ngữ cảnh quản lý công việc chung của team, hoặc quản lý công việc cá nhân.

Hôm nay chúng ta sẽ cùng PM Learning tìm hiểu về cách để sử dụng phiên bản miễn phí của công cụ này một cách hiệu quả trong hoạt động quản lý dự án của một Project Manager nhé.

Các mẫu ví dụ trên Trello được sử dụng trong bài viết này

• Cấu trúc Trello theo qui trình: https://trello.com/b/nTDspEjd
• Cấu trúc Trello theo phòng ban: https://trello.com/b/kcXnvX5s/trello-theo-phong-ban
• Cấu trúc Trello theo Kanban: https://trello.com/b/CneVNaYT

Tổng quan

Trello là một công cụ quản lý công việc trực quan dạng bảng

Trello hỗ trợ các nhóm lên ý tưởng, lập kế hoạch, quản lý các đầu việc.

Trello tổ chức theo dạng bảng. Cấu trúc của Trello gồm 4 thành phần chính: bảng, danh sách, thẻ và menu bảng.

Trong một “bảng” Trello, bạn sẽ có nhiều cột, mỗi cột sẽ chứa nhiều thẻ (card), trong các thẻ thì có phần mô tả, và có thể thêm các checklist vào trong thẻ. Mỗi bảng Trello sẽ có một menu nơi chứa các chức năng điều khiển.

Điểm mạnh của Trello là rất đơn giản, và có tính trực quan.

Bảng

Bảng là thực thể chính của Trello, nơi bạn tổ chức sự quản lý. Sự quản lý có thể là quản lý qui trình làm việc, hoặc quản lý dự án như ra mắt một sản phẩm mới chẳng hạn, hoặc đơn giản là theo dõi doanh số bán hàng.

Như đã đề cập ở trên, bảng sẽ gồm cột, các thẻ và một menu quản lý.

Cột có thể sử dụng để phân nhóm

Trello để cho bạn tự do sử dụng các chức năng của nó, ví dụ như bạn có thể sử dụng cột để quản lý qui trình (chưa làm, đang làm, đã làm, đang gặp khó khăn…), hoặc quản lý theo ngày / tuần, hoặc quản lý theo phòng ban (marketing, sale, customer care…).

Chung quy lại, chức năng cột trong Trell thường được dùng để phân nhóm các đầu việc, và phân nhóm như thế nào thì đều do bạn quyết định.

Thẻ (card) để quản lý công việc cụ thể

Sau khi đã dùng cột để phân nhóm, thì các thẻ (card) trong nhóm đó sẽ đại diện cho các công việc cụ thể.

Trong mỗi thẻ đều có chứa mô tả, các checklist và các thông tin khác như gắn nhãn, các thành viên có liên quan, ngày cần hoàn thành, các tài liệu đính kèm… Đủ để bạn cung cấp thông tin của đầu việc một cách đầy đủ và hiệu quả.

Cấu trúc Trello theo qui trình

Nếu bạn sử dụng Trello cho mục đích quản lý qui trình, thì hãy tạo các cột thành các qui trình cụ thể.

Ví dụ qui trình tuyển dụng:

• Đăng tin tuyển dụng
• Scout & lọc ứng viên
• Phỏng vấn qua điện thoại
• Mời phỏng vấn
• Gửi Offer
• Chờ Onboard

PM Learning đã chuẩn bị mẫu Trello cho bạn, bạn hãy sử dụng mẫu sau để chỉnh sửa theo đặc điểm công việc của mình nhé: https://trello.com/b/nTDspEjd

Cấu trúc Trello theo phòng ban

Cấu trúc Trello theo phòng ban khá đơn giản, bạn chỉ cần đặt các cột thành các phòng ban, và trong mỗi cột, cách tổ chức các thẻ (card) như thế nào thì mỗi phòng ban đều có thể tự sắp xếp theo nhu cầu riêng.

Đây là mẫu Trello theo phòng ban đã được PM Learning chuẩn bị cho bạn: https://trello.com/b/kcXnvX5s/trello-theo-phong-ban

Cấu trúc Trello theo Kanban

Kanban là một phương pháp Agile, điểm mạnh của Kanban là trực quan hóa thông tin về dự án trên một tấm bảng.

Kanban tôn trọng các nguyên tắc Agile, tuy nhiên Kanban lại không ép buộc tính lặp lại như Scrum, tức là Kanban không đặt các vòng phát triển trong khung thời gian.

Đặc điểm của Kanban là giới hạn khối lượng công việc được phép thực hiện tại một thời điểm nhằm tránh tắc nghẽn.

Để cấu trúc Trello quản lý theo phương pháp Kanban, bạn chỉ cần ít nhất 3 cột gồm:

• Việc cần làm
• Đang làm
• Đã xong

Bạn có thể thêm các cột khác tùy theo nhu cầu của đội nhóm. Mẫu Trello: https://trello.com/b/CneVNaYT

Cấu trúc Trello theo OKRs

Bạn cũng hoàn toàn có thể cấu trúc bảng Trello của mình theo mẫu OKRs gồm các mục tiêu và kết quả then chốt.

OKRs là phương pháp quản lý hướng mục tiêu được nhiều công ty trên thế giới sử dụng như Google, LinkedIn…

Ở Việt Nam phương pháp này được ứng dụng trong VinGroup, FPT…

Để sử dụng Trello một cách hiệu quả, bạn cần nắm rõ về phương pháp ORKs. Phương pháp này được giảng dạy trong khóa học “Quản lý dự án thông qua chiến lược, con người và tính linh hoạt” tại PM Learning.

Tham gia khóa học trên bạn sẽ học trở thành một nhà quản lý chiến lược với cách tiếp cận hướng con người và tính linh hoạt. Và OKRs là một trong số những bài học và thực hành trong khóa học trên.

Các cấu trúc khác

Với tính linh động, đơn giản và phong phú của Trello, bạn hoàn toàn có thể tùy biến bảng Trello theo các hướng tiếp cận khác như:

• Cấu trúc Trello cho mục đích tự quản lý công việc cá nhân.
• Cấu trúc Trello cho dự án ngắn hạn.
• Cấu trúc Trello cho nhóm làm tiểu luận
• …

Các lưu ý dùng Trello hiệu quả

• Hãy kết hợp các cấu trúc theo mục đích cụ thể: điểm hay của Trello là nó linh động một cách đơn giản, do đó bạn hoàn toàn có thể kết hợp các cấu trúc, ví dụ như cầu trúc dự án ngắn hạn theo Kanban, hay cấu trúc quản lý cá nhân theo OKRs…. Một khi bạn hiểu rõ các hướng tiếp cận này thì bạn hoàn toàn có thể tự tin sử dụng Kanban một cách linh động.
• Sử dụng Trello template: Trello cung cấp cho bạn một kho template rất phong phú tại đây: https://trello.com/templates. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo các mẫu trước khi quyết định cấu trúc bảng Trello của chính mình.
• Sử dụng Card cover: cover giúp cho bảng Trello của bạn trở nên sinh động hơn rất nhiều, nhờ vậy các công việc cũng trở nên ít nhàm chán hơn. Hãy tận dụng chức năng card cover của Trello nhé.